業務効率化・シフト作成アプリ
ビジネスを効率化できるスマホアプリとして人気があるのが、勤怠管理アプリとシフト作成アプリです。
近年のビジネスでは、オフィスに出社せずに営業先に直行したり、自宅でテレワーク勤務をしたりするなどのさまざまなワークスタイルがあります。これらの本社のタイムカードでは管理しづらい部分は、スマートフォンのアプリで簡単かつ効率的に管理できます。また、シフト作成に関しても、手書きはもちろんのこと、エクセルでカレンダー作成から行うよりも、アプリを使ったほうが効率的に作成できます。
今回の記事では、ビジネス効率化アプリとして業務効率化アプリのCYZENと、シフト作成アプリのジョブカンを紹介します。
１、CYZEN
CYZENは顧客管理や勤怠管理によりビジネスの効率化を実現するスマホ向けのアプリです。
CYZENの基本機能
CYZENは顧客管理や勤怠管理が基本機能となっています。
ここのユーザーの業務や営業活動を効率化する機能として、具体的には以下の機能があります。
- 地図やリストで顧客の状態を管理
- 簡単に報告書作成
- 地図上に訪問予定時間を表示
地図上に顧客のリストが表示されるだけではなく、「提案中」「見込み案件」「導入済」など顧客の状態に応じたアイコンを表示させることができ、効率よく顧客訪問できます。
スマートフォンで現地から簡単に報告書を作成できます。報告書のフォーマットは、用途によってカスタマイズができ、80項目の中から選択できます。報告書の種類は100種類まで増やすことができます。
スケジュールに連動して、地図上の訪問先に訪問予定時間を表示させます。時間通りに訪問した場合には、チェックが入るようになっています。
これらの問題は、会議室予約アプリで管理を一元化することにより、解消できる可能性があります。
CYZENの管理機能
CYZENでは以下の管理機能が利用できます。
- 活動状況の共有
- 報告を確認・運用できる
- メンバーにメッセージを送れる
メンバーは、記録した活動を他のメンバーに即時共有できます。メンバーがどのようなルートで、いつ、どのように活動したかを確認できます。
メンバーが報告した報告書や写真を、アプリ上で確認、管理することができます。
個別、あるいは一斉にメンバーにメッセージを送信できます。開封状況を確認することもでき、安否確認にも利用できます。
CYZENの有料オプション
CYZENの有料オプションを用いて以下の機能を利用できます。
- 移動線の共有
- 写真の自動仕分け
- 運賃の自動計算
4分ごとに更新される位置情報機能を用いて、メンバーの移動線を本部で管理できます。
建築業界に便利な機能です。複数の現場の写真を自動的に仕分け・分類して、作業を効率化してくれます。
鉄道の運賃の自動計算を行ってくれます。
２、ジョブカン
非常に面倒で手のかかるシフト作成業務を効率化してくれるジョブカンについて紹介します。
ジョブカンとは
ジョブカンは勤怠データを一元化し、あらゆる業務を自動化する勤怠管理サービスです。ジョブカンを使用すれば、アルバイトスタッフのシフト作成・管理や従業員の勤怠管理が一元的に行えます。
ジョブカンのシフト作成に関する機能
ジョブカンのシフト作成に関する機能には以下のものがあります。
- シフト募集機能
- スタッフの希望シフト反映
- 人員の過不足判定
- パターンシフト作成
- シフト印刷機能
管理者は、アルバイトスタッフにシフト募集メールを一斉送信し、募集を促すことができます。
シフトカレンダーは、夜間や早朝、24時間を超えるシフトにも対応しています。
スタッフからの希望シフトがカレンダー上に反映されます。シフト作成時に、希望を参考にしながら作成できます。
時間帯ごとの人員の過不足を確認しながら、シフト作成ができます。
パターンが決まっているシフト作成は、パターンシフト作成機能を使用できます。
作成したシフト表を印刷できます。
ジョブカンのシフト管理に関する機能
ジョブカンはアルバイトスタッフがシフトを管理するためにも適した機能が充実しています。
- 確定シフト共有
- LINEシフト確認
- シフト公開機能
シフトが確定したら、アプリ上でどこからでもシフトを確認できます。
LINEを使用して、向こう7日までシフトを確認できます。
スタッフ間で交代や調整が容易になるよう、スタッフ同士でシフトを参照できます。
３、まとめ
この記事では、業務を効率化してくれるスマートフォンアプリとして、勤怠管理CYZENとシフト作成ジョブカンを紹介しています。
CYZENを活用すれば、外出スタッフの営業活動が地図上や報告書で管理者は簡単に確認できます。また、営業スタッフ自身も、訪問先の予定時間や、近隣の企業の提案進捗状況が簡単に確認できます。
ジョブカンを利用すれば、面倒なシフト作成業務が大幅に効率化できます。特に、スタッフからの休日希望やシフト作成後の調整、人員の過不足判定などが簡単にもれなく行えるようになります。効率化と同時に効果も上がります。