2018年8月19日 コメントはまだありません

管理業務を行う際にビジネスアプリを活用すると、手軽にかつ確実に業務を行えることがあります。
特に、オフィス内で複数の部署やチームが同じツールや社内設備を使用する際には、アプリを使って管理を一元化しておくと、ダブルブッキングや情報の伝達漏れなどによるリスクを大きく軽減できます。また、鍵をアプリで管理すると、セキュリティを高められます。

今回の記事では、ビジネス管理アプリとして会議室予約アプリSmartroomsとカギ管理アプリカギカンを紹介します。

• １、Smartrooms
• ２、カギカン
• ３、まとめ

１、Smartrooms

Smartroomsは株式会社内田洋行が提供する、クラウド型会議室の予約アプリです。

会議室予約アプリ

特に、中規模や大手の企業では、社内の会議室が効率よく確実に管理されていないという問題が往々にしてあります。

具体的には、以下のような問題です。

• 特定の日時に会議のスケジュールが集中してしまい、会議室が満室になってしまう
• ダブルブッキングをしてしまい、会議室をしようとした際に他の部署と予約が重なっていた
• 会議室の使用キャンセルの連絡が漏れており、実際には部屋が空いているにもかかわらず有料の会議室を使用してしまった

これらの問題は、会議室予約アプリで管理を一元化することにより、解消できる可能性があります。

Smartroomsの特徴

Smartroomsの主な機能は以下の通りです。

• 利用実態の把握

アプリを使用して、会議室の使用状況を一元管理できます。会議室前に、アプリをインストールしたタブレット端末を設置して、リアルタイムに使用状況を表示させることも可能です。

また、会議室の予定を一覧表示するだけではなく、稼働状況やキャンセル数、平均会議時間などをレポート化し、今後の会議室の運用や会議の行い方の資料としての活用もできます。

• グループウェアとの連携

サイボウズガルーンやGoogle Apps for Businessと連携させることができ、会議室だけではなくスタッフのスケジュールとも連携させられます。

２、カギカン

カギカンは、複数のデバイスでオフィスの合鍵や会議室のカギを管理できるスマートロックアプリです。

カギカンとは

カギカンとは、さまざまなデバイスで開錠や施錠をできるスマートロック機能と、合鍵発行などの管理がセットで行うことのできるスマートロックアプリです。

従来は、スタッフの入社、退職の際には合鍵の作成や引き渡しが必要でしたが、アプリで管理をすることにより、合鍵の即時発行・利用停止を行えます。

カギカンの特徴

カギカンの特徴は以下の通りです。

• 高セキュリティ

スマートフォンをオフィスの合鍵とすることにより、スタッフのうっかりによる鍵の紛失や盗難のリスクを低減できます。万が一スマートフォンを落としてしまった場合には、即時、利用停止の手続きを取ることができますので、オフィスのセキュリティを高められます。また、合鍵の管理権限を一覧で確認できるので、誰にどのカギを渡したか後からわからなくなってしまうということもありません。

また、何時何分に入退室をしたかというデータがアカウントごとに確認できるので、万が一の際にも遡って確認できます。

• 社外のスタッフが出入りするスペースは暗証番号で管理も可能

部屋を社外のスタッフに貸し出す場合や、ある程度自由に出入りすることを特別に許可する場合には、暗証番号によってキー設定することも可能です。

• 後付け設置可能

既存のドアのサムターンに工事不要で取り付けることができ、工事不要で設置できるので、低価格での導入が可能です。

３、まとめ

この記事では、スマートフォンでの会議室予約管理アプリのSmartroomsと施錠管理ソフトのカギカンを紹介しています。

オフィスの会議やセキュリティを管理するために、アプリを利用して会議室の利用状況をスケジュールと連動して管理したり、スマートフォンで合鍵を管理したりできます。

中規模以上の企業になると、会議室の管理が効率的に行われていないことによって無駄なコストがかかってしまったり、実施したいときに会議が行えなかったりといった問題が少なからず起こっています。また合鍵の管理のために、スタッフの時間と手間がかかることが多々あります。

アプリを活用することで、こうした問題点を解決することができます。