情報共有～チャット／SNSアプリ
ビジネスの成果や効率を高めるための基本となることが、チームで情報共有をすることです。情報共有が適切にされていれば、ミスの低減につながるだけではなく、スムーズな担当の引継ぎや、スタッフ間での改善策の提案など、ビジネスの成果を高めるうえで理想的な効果が多く期待できます。
情報共有のためにネックとなるのが、共有のルールやツールが定着しないことには、スタッフ個々の判断任せとなってしまうことです。そこでビジネスの情報共有のルールを均一にし、範囲を均一化するためにスマートフォンアプリを利用する、という手段もあります。今回の記事では、コミュニケーションツールとして、チャットアプリと社内SNSアプリについて紹介します。
チャットワーク
チャットワークはファイルデータの展開、共有が用意に行える、無料から利用できるチャットツールとして近年非常に人気のあるアプリです。
チャットワークとは
国内ビジネスチャットツールとして、認知度が非常に高いチャットワークは、既に10万社以上の企業に導入されています。国産のツールですので、IT機器になじみのない方でも使用しやすいというメリットがあります。
チャットワークの機能
チャットワークの主な機能は以下の通りです。
- 個別チャット
- グループチャット
- タスク管理
スタッフ間で、個別にチャットのやり取りを行うことができます。To設定を利用すれば、相手がどのデバイスを使用していてもメッセージの送信をお知らせしてくれます。
また、メールなどのサービスと比較した場合のメリットとしては、過去のメッセージの検索性に優れていることです。
グループ設定をしておくと、チャットのメッセージをグループに一斉送信することも可能です。会議のレジュメの送信や、マニュアル、レポートの送信の際に便利です。
チャットワークの人気の理由の一つがタスク機能です。グループでタスク機能を設定しておくと、誰がどの作業をどこまで進めているかということが、一目で確認できます。
チャットワークのメールとの違い
チャットツールならではの魅力とはどのようなものがあるでしょうか？
メールサービスと比較すると、以下のメリットが挙げられます。
- 迷惑メールやプライベートメールが届かない
- 編集や削除が可能
- どのデバイスからでもアクセス可能
チャットワークは、個別の相手やグループごとにやり取りの履歴が確認できます。迷惑メールやプライベートのメールが届かないので、ビジネスに必要な情報だけを確認することができます。
チャットツールでのやり取りは、送信後に編集をしたり、削除をしたりすることができます。だからといってむやみに変更をかけると相手を混乱させてしまいますが、メールやLINEは変更がきかないことが基本ですので、チャットツールの大きな特徴といえるでしょう。
チャットワークは、スマートフォンだけではなくPCやタブレット端末からもアクセスすることができます。
２、Talknote
Talknoteはメール、チャット、SNSの機能を一つにまとめた多機能アプリです。社内スタッフだけではなく、社外のスタッフともやり取りができるという特徴があります。
Talknoteとは
Talinoteとは、チャットだけではなくSNSのような雰囲気で社内のコミュニケーションを活性化するアプリです。社外のスタッフとのやり取りも行うことができます。
Talknoteの特徴
Talknoteの特徴は以下の通りです。
- いいねボタン
- アクションリズム解析
- 社外コミュニケーション
他のスタッフの好きな投稿、価値のある投稿にたいしてFacebookのように「いいね！」の意思を表示することができます。
他のツールとも連携できるので、必要な情報を一元化することができる他、既読か未読かを確認することもできるので、連絡漏れを防ぐことができます。
コミュニケーションの量やアクセス時間などを解析し、モチベーションが下がっているメンバーがいればお知らせしてくれます。
社外スタッフがTalknoteに登録している場合には、Talknote内でやり取りを行うことができます。
社名・担当者名で検索して、メッセージを送信することができます。
Talknoteはチャット機能をも充実させていますので、チャットワークのような使用法も可能ですが、FacebookなどのSNSに近い雰囲気でビジネスのやり取りをできるということから、より気軽でフランクなやり取りを好むユーザーから好評を博しています。チャットワークについていない、既読確認チェックも高評価です。
３、まとめ
この記事では、スマートフォン向けビジネス情報共有アプリとして、チャットワークとTalknoteを紹介しています。
最近では、ビジネスのやり取りを行うためにEメールではなくチャットやSNSツールを利用する流れが主流化しています。その最大のメリットは、迷惑メールやプライベートなメールを気にせずに、相手ごとに情報を整理しやすいこと、ファイルが簡単に共有できること、デバイスを気にせずにやり取りを行えることなどです。
また、無料のものや１アカウントあたりの月額が安く抑えられたものが多く、手軽に利用できることも魅力の一つです。