おすすめ・人気のツール3選
多数のアプリがリリースされていますので、ビジネスを手助けしてくれるものもたくさんあります。
今回の記事では、そんな便利アプリの中でもビジネスの発想を生み出す際や、タスクに集中する際、会議の議事録づくりの際に直接役立つおすすめ・人気アプリを３つ紹介したいと思います。
アプリを活用する場合には、自社のオフィスの用途に見合うように使い方を工夫しなければならないケースもありますが、今回紹介するアプリは、一定の用途に特化したアプリですので、インストールすればそのまま用途通りになるケースが多いかと思います。
１、マインドマップアプリiThoughts
マインドマップとはノート術の一種で、アイデアを生み出したいときや整理したいときによく用いられる記述方法です。
iThoughtsはマインドマップに特化したノート・メモアプリです。
マインドマップとは
マインドマップとは、トニー・ブサンというイギリスの著述家が提唱した、自分の考えを絵で整理する表現方法です。
ノートの中心に表現したいテーマやキーワードを書き、その周辺に放射状に枝を伸ばして連想するキーワードやイメージを広げていきます。マインドマップは人間の脳の意味記憶の構造によく適合しているので、早く効率的に情報を整理・記憶・理解することができます。同時に発想力や観察力が磨かれ新たなアイデアを生み出す際にも適している、とされています。
マインドマップアプリiThoughts
マインドマップは、ノートや一枚の紙に手書きで行うことが一般的ですが、ちょっとした会議の際や考えをまとめたいときなどにスマートフォンで手軽に行いたい、と考える人も少なくないようです。
iThoughtsはメモアプリの中でもマインドマップに特化したメモアプリなので、思いついたキーワードを入力していくだけで簡単にマインドマップが作成できるようになっています。iThoughtsには以下の特徴があります。
- 直感的な操作
- エクスポート
- 検索のしやすさ
デジタル機器に不慣れな方でもキーワードを入力しながら、枝を伸ばしていくスタイルなので難しい操作は不要です。スマートフォンの小さな画面でも、拡大や縮小ができるので、見づらくありません。
PDFを始めとした、さまざまなファイル形式に変換することができます。もちろん、印刷してマインドマップをチームで共有することも可能です。エクセルへの画像埋め込みや、メール添付など、ビジネスへの活用が容易です。
マップ横断でキーワード検索ができたり、アウトライン表示がされたり、と気になった時に必要な情報が取り出せます。
月額は1,200円とアプリとしてはやや高めですが、使い勝手の良さやビジネスへ直結するという点でおすすめ・人気のアプリです。
２、ポモドーロ・テクニックアプリBeFocused
ビジネスの生産性を高めるテクニックの一つである「ポモドーロ・テクニック」を使用したいときに、ぜひ使ってみたいアプリがBeFocusedです。
ポモドーロ・テクニックとは
ポモドーロ・テクニックとは、集中してビジネスや学習をこなすために、25分ごとにタスクを区切って仕事・作業をする時間管理術です。
1992年にイタリアの起業家であり作家でもあるフランチェスコ・シリロが提唱しました。
基本的なやり方は、以下の通りです。
(1)25分、一切他のことは行わず集中して仕事に取組みます
(2)5分の休憩を取ります
(3)この流れを4回繰り返します
(4)30分の休憩を取ります
(5)以上の流れを繰り返します。
作業時間や休憩時間は、タスクの内容や作業者の集中力によって調整する場合もあります。
ポモドーロ・テクニックをうまく活用するためには、時間の管理・徹底やタスクのリスト化・休憩時間の頭の休め方などが重要になります。
ポモドーロ・テクニックアプリBeFocused
BeFocusedはポモドーロ・テクニックを実践できる無料のスマートフォン向けアプリです。
ポモドーロの時間をアラームで知らせてくれます。また、次のポモドーロが自動的にスタートするので１回１回時間設定を行う必要がなく、ユーザーは作業に集中して取り組むことができます。
BeFocusedの特徴は以下の通りです。
- シンプルな操作
- 達成感を実感できる
シンプルに時間を設定して使用できるので、集中してタスクに取り組むことができます。作業時間、休憩時間の設定を自身のスタイルに調整する以外は、ほとんどでインストール時のデフォルト状態で十分に活用できる点も魅力の一つです。
その日に行ったポモドーロの数をグラフで確認できるので、達成感を実感しながらタスクをこなすことができます。また、アラームの音を変更したり、タスクの名称を自身で設定したりするなど、モチベーションを上げるために工夫を凝らすことも可能です。
3、会議のホワイトボードをPDF化OFFICE LENS
スマートフォンのカメラで撮影するだけで、ホワイトボードの画像をPDFデータに変換してくれるのがOFFICE LENSです。
会議の議事録やまとめに
会議を行う際に、参加者の意見や要点をホワイトボードに書き出したり、付箋に書いて貼り付けたりして可視化しながら進行していくと、意見が整理されわかりやすくなります。しかし、会議が頻繁に行われたり、意見が活発に出されたりした際には、ホワイトボードの内容をすべてまとめ直すのに労力を要します。
OFFICE LENSを使用すると、スマートフォンで撮影するだけでホワイトボードの内容をPDF化できます。
OFFICE LENSの特徴
OFFICE LENSの特徴は以下の通りです。
- 台形補正
- テキストやレジュメもデータ化できる
- OCR機能によりテキストデータ化できる
ホワイトボードを撮影した際に、自然に読みやすいように台形補正をしてくれるので、撮影のために席を移動する必要がありません。
データ化できるのはホワイトボードだけではありません。テキストやレジュメなどの紙媒体もデータ化できるので、会議の際に使用した資料を同じフォルダにまとめておくことが可能です。
Wordファイルで保存した場合には、OCR機能により画像データをテキストとして認識してくれます。テキスト化されることにより検索が容易になります。
4、まとめ
この記事では、スマートフォンの人気・おすすめビジネスアプリを紹介しました。
今回紹介しました、発想を助けてくれるマインドマップアプリiThoughts、タスクの集中に役立つBeFocused、会議議事録の作成に役立つOfficeLensにはいずれもデフォルトの設定でそのままビジネスに直結して役立つアプリです。
いずれも単純な操作性ながら、ビジネスの一つの機能に特化したアプリなので、ユーザーの満足度が非常に高いという特徴があります。
一度、試しに使用されてみてはいかがでしょうか？